Maximální kompatibilita a jednoduchá správa ISO směrnic díky nové verzi SharePointu

Co stálo u zrodu spolupráce

Slévárna Kuřim je specialistou na výrobu složitých odlitků pro obráběcí stroje a další odvětví průmyslové výroby. Součástí kuřimského komplexu je i modelárna, díky které dokáže podnik rychle reagovat na nové zakázky.

Slévárna Kuřim sice používala SharePoint, ale kvůli zastaralé verzi docházelo k řadě problémů s kompatibilitou, což pro 119 uživatelů nebyl vyhovující stav. Systém neumožňoval přehlednou správu, distribuci a archiv interních dokumentů, které byly do té doby uloženy na různých počítačích. Firma si také přála přehled pracovních pozic v jednotlivých úsecích výroby a hierarchické uspořádání, ve kterém by se každý jednoduše zorientoval.

Kvůli zastaralé verzi SharePointu docházelo k řadě problémů s kompatibilitou.

Řešení problému, aneb jak jsme vše napravili

Zastaralý SharePoint Foundation 2010 jsme převedli na novější verzi 2013. Do systému jsme následně vložili modul pro správu a distribuci ISO dokumentů. Mimo jiné jsme do SharePointu nahráli několik stovek směrnic, které jsme museli převést z formátu .doc na .docx, pro zajištění maximální kompatibility. Každá směrnice obsahuje název, číslo, stav, verzi či datum publikování. Parametry směrnic mohou být upravovány pomocí jednoduchého editačního formuláře a uživatel vytvářející směrnici může určit schvalovatele a termín, do kdy má být směrnice schválena.

Směrnice jsou publikovány a přeposílány příslušným uživatelům formou úkolů s odkazem na dokument. V systému je možné zjistit, kdo a kdy se s ISO dokumentem seznámil. Vedoucí oddělení mají za úkol seznámit pracovníky nevyužívající počítač se směrnicí pomocí listinného formuláře, který je generován systémem.

Kromě práce s dokumenty jsme do systému přidali správu pozic, která je pro velkou firmu nezbytným prvkem zlepšující její chod a řízení zaměstnanců. Společně jsme uspořádali členění zaměstnanců v každém úseku a pracovníky jsme následně spárovali s Active Directory podle e-mailové adresy. Pracovní pozice lze kdykoliv upravit. Úseky je možné přehledně zobrazit na jednotlivé zaměstnance. Přesun pracovníků mezi odděleními je hotový během pár kliknutí.