Firemní intranet: 6 důvodů, proč ho zavést ve vaší firmě

Co je firemní intranet?

Firemní intranet je taková vaše soukromá firemní síť, kam má přístup jen váš tým. Je to centrální místo pro dokumenty, interní komunikaci i firemní procesy.

Bez něj často končí dokumenty a informace v Microsoft Teams, SharePointu, e-mailech, na sdílených discích nebo v Excelu. Zaměstnanci pak místo práce ztrácejí čas hledáním a ověřováním jejich aktuální verze nebo dohledáváním informací u kolegů.

Firemní intranet na platformě Microsoft 365 zpřehlední informace i dokumenty. Zaměstnanci je rychle najdou, mají je dostupné odkudkoliv a vždy pracují s jejich aktuální verzí.

Podrobnější popis a tipy, jak jeho potenciál využít ve firmě na maximum, naleznete v našem předchozím článku.

Jaké jsou největší výhody firemního intranetu?

1. Digitalizace správy dokumentů

Kolik času ve vaší firmě zabere hledání správného dokumentu? Smlouvy, směrnice nebo pracovní postupy často kolují v několika verzích a nikdo si není jistý, která z nich je ta aktuální.

Firemní intranet přináší do správy dokumentů pořádek. Ukládáte je na jedno místo, kde jsou přehledně uspořádané, snadno dohledatelné a dostupné pouze lidem, kteří k nim mají mít přístup.

Velkou výhodou je také řízená správa dokumentů. U každého dokumentu snadno zjistíte, kdo ho vytvořil, upravil nebo schválil, a můžete doložit, kteří zaměstnanci se s ním skutečně seznámili. To ocení zejména firmy, které řeší ISO dokumentaci, interní směrnice nebo přípravu na audit.‍

2. Rychlejší interní komunikace a spolupráce

Interní komunikace nemusí znamenat desítky e-mailů a nekonečné dohledávání informací. Firemní intranet propojuje zaměstnance, dokumenty i projekty do jednoho prostředí, kde má každý přístup k aktuálním novinkám, úkolům i diskusím.

Díky propojení s Microsoft Teams, SharePointem a Microsoft 365 mohou zaměstnanci spolupracovat nad dokumenty v reálném čase, sdílet informace i komentovat změny bez zbytečného přepínání mezi aplikacemi.

A pokud chcete práci ještě více urychlit, můžete intranet rozšířit o AI asistenta pro Microsoft 365. Ten prohledává SharePoint i Teams, odpovídá na otázky nad firemními daty, vytváří shrnutí dokumentů a vždy zobrazí zdroj, ze kterého informace čerpá.

3. Jednoduší správa a schvalování dokumentů

Schvalování dokumentů a interních žádostí nemusí znamenat nekonečné e-maily ani papírování. Ve firemním intranetu můžete žádosti vytvářet, připomínkovat, kontrolovat, přehledně třídit, schvalovat nebo zamítat na jednom místě. Může jít například o žádosti o dovolenou, schvalování faktur, objednávky pracovních pomůcek, rezervace služebních vozidel a mnoho dalšího.

Informace a dokumenty nemusíte hledat v deseti různých složkách, šanonech a tabulkách. Firemní intranet je místo, kde můžete najít vše, co potřebujete.

4. Řízení projektů a plánování úkolů

Mít přehled v projektech, zvláště, když na nich pracuje více lidí, může být občas oříšek. Přehledné řízení projektů v intranetu ale znamená, že se tímto problémem už zabývat nemusíte. Projektový manažer může pod jednotlivými projekty vytvářet úkoly a přidělovat je zodpovědným kolegům, kontrolovat termíny a splněné cíle. Díky intranetu každý člen projektového týmu ví, kdy a na čem má aktuálně pracovat. Přímo u každého projektu má neustále po ruce všechny potřebné informace. Ať už hledá konkrétní smlouvu, kontakt, časovou osu nebo proběhlou komunikaci, ke všemu se dostane na pár kliknutí bez zdlouhavého dohledávání.

5. Transparentní firemní kultura

Důležitým přínosem intranetu je také možnost využít ho jako prostředek ke zlepšování firemní kultury. Zaměstnanci ocení, když vědí, co se momentálně děje ve firmě a mají možnost přímo dění ve firmě ovlivňovat. Vaše firma bude v očích zaměstnanců působit otevřeně a důvěryhodně.

6. Nižší náklady a méně papíru

Dnešní doba stále více fandí digitalizaci procesů i z pohledu ekologie. Digitalizace totiž zajistí, že pokud nemusíte, nedáváte dokumentům tištěnou podobu. Uložíte je do interního systému, kde budou dostupné pro každého zainteresovaného kolegu. Snížíte tak spotřebu papíru a kromě šetření životního prostředí ušetříte i finanční prostředky.

Pro koho je firemní intranet vhodný?

Pro malé firmy intranet představuje způsob, jak dát dokumentům řád, uchovat klíčové postupy a zrychlit onboarding. Naopak ve velkých společnostech, jako jsou výrobní, stavební nebo společnosti s více pobočkami, slouží navíc jako nástroj pro propojení docházky, helpdesku či schvalovacích procesů. Bez ohledu na velikost organizace se tato platforma stává nezbytnou při komunikaci mezi odděleními, vysokých nárocích na zabezpečení dat nebo při práci na dálku. Klíčem k jeho úspěšnému fungování je správné nastavení, zapojení všech potřebných zaměstnanců a pravidelná údržba systému.

Závěr

Moderní firemní intranet funguje jako bezpečný digitální středobod celé společnosti. Sjednocuje správu dokumentů, řízení projektů i interní komunikaci do jednoho přehledného prostoru a přináší výraznou úsporu času a nákladů. Díky kompletní digitalizaci procesů tak nejen zefektivníte každodenní chod firmy, ale také přirozeně posílíte firemní kulturu.

Proměňte způsob, jakým váš tým pracuje. Přejděte na moderní intranet od Pinya 365 a mějte všechny důležité informace na jednom místě.