SharePoint ve firmě: 8 důvodů, proč digitalizovat dokumenty a procesy

Už žádné nedohledané soubory, ztracené e-maily s přílohami nebo zmatek v projektech. SharePoint vnese do vaší firmy pořádek a klid. Co na něm manažeři oceňují a jak jednoduché je s ním začít?

Co je SharePoint?

SharePoint je platforma od Microsoftu určená pro správu dokumentů, firemní intranet a digitalizaci procesů. Umožňuje bezpečně ukládat dokumenty, sdílet informace napříč firmou a automatizovat schvalovací workflow.

Firmy ho nejčastěji využívají jako:

• firemní intranet,
• DMS systém pro správu dokumentů,
• nástroj pro řízení projektů,
• platformu pro digitalizaci interních procesů.

SharePoint: snadný způsob, jak propojit lidi a informace 

Ztrácíte přehled v projektech, úkolech nebo procesech? Chcete sdílet informace ve firmě efektivněji a mít jistotu, že žádná důležitá data nezmizí? Poznejte SharePoint – centrální úložiště a chytrý organizátor všech firemních informací, který zefektivní spolupráci lidí a zvýší produktivitu jejich práce. 

8 výhod SharePointu nejen pro manažery

SharePoint usnadňuje práci s dokumenty, zvyšuje bezpečnost dat a zjednodušuje firemní komunikaci. Pomáhá s řízením úkolů, projektů i zákaznické podpory, čímž šetří čas a zlepšuje organizaci práce. Díky automatizaci a propojení s dalšími aplikacemi eliminuje zbytečnou administrativu a zvyšuje produktivitu. Jak konkrétně tuto platformu využijete v praxi?

1. Rychlá práce s dokumenty a fakturami

Trápíte se s dokumenty? Zabírá vám každá změna spoustu času? SharePoint DMS za vás nastaví efektivní workflow a zjednoduší práci s dokumenty. Zbavte se složité složkové struktury a využívejte jednotně řízené úložiště, které vám na základě metadat umožní revidovat, schvalovat i verzovat dokumenty v reálném čase. 

2. Vyšší bezpečnost a kontrola dat

Potřebujete důkladně spravovat přístupy k dokumentům a chránit citlivé informace? SharePoint vám dá plnou kontrolu nad dokumenty od nastavení oprávnění až po šifrování a auditování. Bezpečí vašich dat je na prvním místě.

3. Firemní intranet jako centrální mozek firmy

Máte složitý onboarding nebo vícero poboček? Trávíte čas neustálým hledáním firemních informací? SharePoint intranet je ideální nástroj pro zjednodušení komunikace a sdílení informací v rámci firmy. Na jednom místě najdete všechno od směrnic přes aktuality až po rozvrh porad. Obsah je jen na vás. Zjednodušte si spolupráci a zefektivněte každodenní procesy.

4. Propojení SharePointu s Microsoft 365, Teams a Power BI

Používáte Outlook, Teams, Power BI či datové schránky? SharePoint jednoduše propojí vaše aplikace a zajistí, že všechny informace budou synchronizované a aktuální. To znamená méně zbytečných úkonů a více času na práci, která opravdu přináší hodnotu.

5. Společný úkolovník pro větší produktivitu 

Ztrácíte přehled o tom, kdo má co na starost? SharePoint vám umožní centrálně spravovat úkoly ze všech modulů a procesů na jednom místě. Na hlavní stránce intranetu snadno přiřadíte odpovědnosti, sledujete plnění úkolů a generujete si reporty. Už žádné ztracené poznámky nebo nedodělané úkoly.

TIP: Zapomeňte na ruční psaní poznámek z porad a komplikované sdílení mezi ostatní účastníky. V SharePointu jednoduše založíte zápis z porady, propojíte ho s úkolovníkem a pak ho můžete detailně spravovat.

6. Větší pořádek v projektech: už napořád

Chcete více ziskových projektů? Díky našemu modulu ke každému projektu snadno přiřadíte cíle, harmonogram, odpovědné osoby či rozpočet a jednou provždy vnesete do projektového řízení řád. Pokud jste manažery, získáte k ruce navíc i přehledné reporty, které vám umožní jednoduše optimalizovat projektový management a začít ho efektivně řídit. 

7. Rychlejší a jednodušší komunikace se zákazníky

Potřebujete zlepšit reakční dobu na požadavky vašich zákazníků? Chcete vnést více transparentnosti do některých oddělení? Propojte zákaznickou podporu s intranetem a zefektivněte správu požadavků s HelpDeskem. Méně administrativy, více vyřešených tasků.

8. Řízení ISO dokumentace a schvalování dokumentů

Pokud pracujete s ISO normami, SharePoint vám pomůže s jejich správou – zjednoduší řízení směrnic, verzování, schvalování i publikace dokumentů. A samozřejmě: vše bude bezpečně archivováno a auditováno.