Jak poznat, že vaše firma potřebuje intranet? 7 varovných signálů

Intranet není jen místo pro firemní novinky a dokumenty. Ve chvíli, kdy firma roste, přibývají zaměstnanci, pobočky, systémy i interní procesy, začíná být stále složitější udržet její každodenní fungování jednoduché a přehledné.

Možná už nestačí poslat žádost e-mailem, některé procesy stále běží v Excelu, zaměstnanci používají několik různých aplikací a s každým nováčkem je potřeba znovu vysvětlovat, kde co najde a jak firma funguje. Nebo už Microsoft 365 máte, ale zdaleka nevyužíváte možnosti, které nabízí.

Právě v takových chvílích může začít dávat smysl firemní intranet. Ne jako další nástroj navíc, ale jako jedno pracovní prostředí, které propojí informace, aplikace, lidi i každodenní firemní procesy.

Jak ale poznat, že nastal správný čas?

7 signálů, kdy intranet dává smysl

• Zaměstnanci se opakovaně ptají, kde něco najdou.
• Dokumenty jsou v Teams, e-mailech, na disku i SharePointu.
• Nikdo si není jistý, která verze dokumentu je aktuální.
• Žádanky a schvalování běží přes e-mail nebo Excel.
• Nováčkům stále dokola vysvětlujete stejné věci.
• Informace se k různým týmům dostávají různými cestami.
• Microsoft 365 máte, ale zaměstnanci využívají jen zlomek jeho možností.

Co z těchto problémů dokáže intranet vyřešit?

Intranet nemusí být pouze nástěnka s aktualitami a jídelníčkem. Může se stát místem, odkud zaměstnanci řeší podstatnou část své každodenní práce.

Na jednom místě mohou mít například firemní aktuality, kontakty a organizační strukturu, dokumenty a směrnice, znalostní bázi, žádosti a schvalování, projekty a zakázky, IT podporu nebo důležité reporty.

Doplnit jej lze také o AI, která zaměstnancům pomůže hledat a zpracovávat informace napříč firemní dokumentací.

SharePoint už máme. Znamená to, že máme intranet?

Ne tak docela. SharePoint je technologie, na které intranet můžete postavit. Sám o sobě ale intranetem není. Je rozdíl mezi místem, kam zaměstnanci ukládají soubory, a prostředím, které jim skutečně usnadňuje každodenní práci.

Dobře postavený intranet dává obsahu jasnou strukturu, umožňuje lidem rychle najít informace a ukazuje jim to, co je pro jejich práci relevantní. Důležitou roli proto hraje informační architektura, jednoduchá navigace, vyhledávání i správně nastavená oprávnění.

Proč dává intranet na SharePointu smysl firmám s Microsoft 365?

Intranet můžete propojit s nástroji, které zaměstnanci používají každý den:

• Teams – intranet lze zpřístupnit přímo z Teams.
• Outlook – důležitá upozornění se mohou dostat zaměstnancům přímo do e-mailu.
• Power Automate – automatizuje schvalování a další opakující se procesy.
• Power Apps – umožňuje vytvářet formuláře a jednoduché firemní aplikace.
• Power BI – zobrazí reporty a důležitá data přímo v intranetu.

Než začnete řešit vzhled intranetu

Homepage, barvy nebo bannery jsou viditelnou částí intranetu, ale jeho návrh by měl začít úplně jinde.

Nejdříve si položte tři otázky:

• Co zaměstnanci nejčastěji hledají?
• Které procesy je zbytečně zdržují?
• Co potřebují jednotlivé role skutečně vidět?

Teprve z těchto odpovědí by měla vzniknout struktura intranetu.

Jak může struktura intranetu vypadat v praxi?

Nemusí být složitá. Typický firemní intranet může obsahovat:

Domů - Aktuality, rychlé odkazy, moje úkoly, kontakty a důležité informace.

Projekty a zakázky - Dokumentace, úkoly, termíny a aktuální stav.

Dokumenty a znalostní báze - Směrnice, ISO dokumentace, šablony, pracovní postupy, FAQ a firemní know-how.

Pro zaměstnance - Žádosti, formuláře, benefity a další zaměstnanecká agenda.

IT podpora - Helpdesk, návody, často řešené problémy a kontakty.

Kolik signálů poznáváte ve své firmě?

Jeden ztracený dokument ještě nemusí nic znamenat. Pokud se ale hledání informací, ruční schvalování, roztříštěné nástroje a opakující se dotazy staly běžnou součástí pracovního dne, je pravděpodobně čas dát firemním informacím a procesům jedno společné místo.

A právě tím může být dobře navržený intranet v Microsoft 365.