Personalizace intranetu: Jak vytvořit prostředí, které budou zaměstnanci skutečně používat?

Co je firemní intranet?

Firemní intranet je interní online prostředí, kde zaměstnanci najdou dokumenty, důležité informace, interní komunikaci i firemní procesy. Moderní intranet postavený na Microsoft 365 ale nemusí všem zaměstnancům zobrazovat totéž. A právě tady přichází na řadu personalizace.

Co je to personalizace intranetu?

Personalizace znamená, že se obsah intranetu přizpůsobuje konkrétnímu zaměstnanci na míru. Po přihlášení tak může zaměstnanec přednostně vidět informace, odkazy a nástroje, které souvisejí s jeho rolí, oddělením nebo lokalitou. V zaměstnaneckém portálu lze personalizovat například:

• firemní novinky,
• dokumenty,
• rychlé odkazy,
• aplikace,
• úkoly,
• schvalování,
• kontakty,
• kalendáře,
• dashboardy.

Proč je personalizace intranetu důležitá?

Představte si situaci, kdy výrobní pracovník hledá potřebný dokument a zdlouhavě prochází systém, kde je plno dokumentů z obchodu či marketingu. Opravdu potřebuje po přihlášení vidět dokumenty k marketingové kampani? Stejně tak účetní nepotřebuje každý den otevírat technickou dokumentaci výroby.

Nedostatečně personalizovaný intranet s sebou nese nepříjemné následky. Zaměstnanci jsou zmatení, práce jim trvá déle a obrovský potenciál celého systému úplně vymizí. Z místa, které by mělo podporovat zapojení zaměstnanců se stane pouze nutné zlo a zaměstnanci z něj budou po minutě odcházet. Proto je klíčem k úspěšnému a funkčnímu intranetu personalizovaný obsah. Každý ve firmě má totiž jinou roli a ke své práci tak potřebuje úplně jiné informace.

Dobře nastavená personalizace intranetu přináší například rychlejší orientaci, méně hledání, vyšší bezpečnost, lepší interní komunikaci a větší zapojení zaměstnanců.

Jak funguje personalizace v SharePointu?

Pokud již používáte Microsoft 365, většinu potřebných funkcí už máte k dispozici.

SharePoint umožňuje zobrazovat personalizovaný obsah podle pracovního oddělení, lokality, bezpečnostních skupin a oprávnění.

Každý zaměstnanec tak po přihlášení uvidí pouze informace, které se týkají jeho práce.

Jak může vypadat personalizovaný intranet podle role?

Personalizace pomůže obsah filtrovat. AI ho pomůže najít.

Ani dobře personalizovaný intranet neznamená, že zaměstnanec nikdy nebude hledat konkrétní informaci. Zatímco personalizace omezuje množství obsahu, který se mu běžně zobrazuje, AI vyhledávání mu pomůže rychle najít odpověď napříč dokumenty v SharePointu.

Například: Jaký je postup reklamace?

nebo: Kde najdu poslední verzi směrnice pro práci ve výškách?

Nejčastější chyby při návrhu intranetu

Firmy často:

• zobrazují stejný obsah všem,
• kopírují strukturu síťového disku,
• mají příliš mnoho odkazů na úvodní stránce,
• nepracují s oprávněními,
• zapomínají intranet průběžně rozvíjet.

Intranet by neměl být jen hezčí verzí složek na disku. Struktura by měla vycházet z toho, jak zaměstnanci informace hledají a používají.

Jak poznáte, že je intranet nastavený správně?

Jednoduše, zaměstnanci v něm nemusí složitě hledat. Po přihlášení vidí informace, dokumenty, úkoly a odkazy, které potřebují ke své práci. Neztrácejí čas obsahem ostatních oddělení a vědí, když něco potřebují najít nebo vyřídit.

Závěr

Dobrý intranet je prostředí, ve kterém zaměstnanec rychle najde informace a nástroje potřebné právě pro svou práci. Personalizace pomáhá tento prostor zpřehlednit.

V Pinya 365 stavíme intranety nad Microsoft 365 a SharePointem podle konkrétních rolí a procesů ve firmě. Prostředí lze navíc rozšířit o AI asistenta, který pomůže zaměstnancům hledat odpovědi a informace napříč firemními dokumenty.

‍